1. Deze statuten hebben betrekking op Live Role Play vereniging
Enneade.
2. De datum van oprichting van de vereniging is 7 mei 2003.
3. De vereniging Enneade zetelt in Uden.
4. De vereniging is opgericht door Joep van den Elzen, Renso van den Elzen,
Martijn Ketelaars, Yvonne Kremers, Margriet du Maine, Erik Nooijen, Bas Velde,
Dennis Vonk en Rob Wijgers.
5. Doel van de vereniging:
Het organiseren van Live Role Play Evenementen voor de leden.
6. Deze statuten kunnen door het bestuur worden aangepast. Voor iedere wijziging
dient goedkeuring gegeven te worden door de algemene ledenvergadering.
7. Bij opheffing van de vereniging zullen het batig saldo en eventuele resterende
bezittingen gedoneerd worden aan één of meerdere goede doelen
of andere LRP verenigingen naar keuze van het dan zittende bestuur.
8. Evenementen.
8.1 De organisatie van een evenement ligt in de handen van de personen die gezamelijk
de evenementenorganisatie vormen. Deze personen communiceren met het bestuur
over het verloop van het evenement.
8.2 Bij het organiseren van evenementen is het zowel voor leden als voor niet-leden
mogelijk om aan deze evenementen deel te nemen. Hierbij geldt als richtlijn
dat bij evenementen met een beperkte capaciteit de leden voorrang hebben om
deel te nemen boven de niet-leden.
8.3 Van deelnemers aan een evenement wordt verwacht dat zij zoveel mogelijk
in de stijl van het evenement aangekleed komen. Als de evenementsorganisatie
van mening is dat hier door een deelnemer niet voldoende zorg voor wordt gedragen,
dan kan de evenementsorganisatie overgaan tot het verwijderen van de deelnemer
van het evenement. Dit is alleen mogelijk als de evenementenorganisatie schriftelijk
heeft vastgelegd in de reglementen van het evenement wat de kledingvoorschriften
voor het betreffende evenement zijn en hier door de deelnemer niet aan voldaan
is. Alvorens hiertoe over te gaan, dient de evenementsorganisatie vooraf ten
minste 1 waarschuwing te geven. Als alternatief kan een figurantenrol worden
aangeboden aan de deelnemer voor de resterende duur van het evenement.
8.4 Aan evenementen kunnen kosten verbonden zijn voor de deelnemers. Zonder
betaling van de toegangsprijs kan er niet deelgenomen worden aan het evenement.
8.5 Voor deelname aan een evenement kan een schriftelijke inschrijving noodzakelijk
zijn. Indien dit het geval is, is deelname aan het evenement zonder schriftelijke
inschrijving niet mogelijk.
8.6 Indien een niet-lid wil deelnemen aan een evenement, dan dient hij of zij
een eigenverklaring te ondertekenen. Deze eigenverklaring zal op verzoek door
de organisatie van het evenement verstrekt worden. Mocht de deelnemer nog niet
meerderjarig zijn, dan dient een meerderjarige verantwoordelijke voor de deelnemer
deze verklaring te ondertekenen. Indien de deelnemer jonger is dan 13 jaar,
dan moet deze verantwoordelijke de deelnemer gedurende het evenement begeleiden.
8.7 De evenementsorganisatie kan een deelnemer aan een evenement op elk moment
van het evenement verwijderen. De evementenorganisatie dient hierbij aan te
geven wat de reden(en) van de verwijdering is/zijn.
9. Als materiële of immateriële goederen gemaakt of gekocht worden
voor vereniging Enneade, dan ligt het eigendomsrecht automatisch bij de vereniging.
Te denken valt aan kleding en wapens, maar ook verhalen die voor evenementen
geschreven zijn.
10. De algemene ledenvergadering (hierna te noemen ALV).
10.1 Minimaal eenmaal per jaar dient een ALV gehouden te worden. De datum en
plaats hiervan zullen door het bestuur vastgesteld worden.
10.2 Het is mogelijk voor de leden om een algemene ledenvergadering te beleggen.
Indien een verzoek door minimaal 10 leden wordt ingediend bij het bestuur, dan
is het bestuur verplicht om binnen één maand een ALV te organiseren.
Indien het bestuur dit niet nakomt, dan zijn de leden gemachtigd om zelf een
vergadering te organiseren. In dit geval dienen de leden ook rekening te houden
met punt 10.3.
10.3 De uitnodigingen naar de leden toe dienen minimaal twee weken voor de ALV
verstuurd te worden.
10.4 Tijdens deze vergadering hebben de leden de mogelijkheid om te stemmen
over voorstellen voorgelegd door zowel het bestuur als door de leden. Indien
niet minimaal 75% van de leden aanwezig is, zal de uitkomst van deze stemming
echter slechts een adviserend karakter hebben. Het bestuur mag in dit geval
dus de uitkomst van zo’n stemming naast zich neerleggen. Indien wel 75%
van de leden aanwezig is, dan heeft de uitkomst van de stemming een bindend
karakter: het bestuur dient de voorstellen die goedgekeurd worden uit te voeren.
11. Het bestuur.
11.1 Het bestuur van de vereniging ligt in handen van de bestuursleden. Deze
bestuursleden dienen ervoor te zorgen dat het doel van de vereniging zo goed
mogelijk nageleefd wordt. De bestuursleden worden gekozen door de ALV zoals
omschreven in punt 11.9. Het bestuur bestaat minimaal uit de volgende leden:
de voorzitter, de penningmeester en de inventarisbeheerder. Deze functies zijn
niet verenigbaar binnen één persoon.
11.2 De ALV zal uit de door het bestuur voorgedragen kandidaten een voorzitter
kiezen. De voorzitter is ervoor verantwoordelijk, dat de communicatie van het
bestuur met zowel de leden als met derden op goede wijze verloopt. Tevens heeft
de voorzitter een doorslaggevende stem in het geval van stemming door het bestuur,
zoals omschreven in punt 11.6.
11.3 De ALV zal uit de door het bestuur voorgedragen kandidaten een secretaris
kiezen. De secretaris is verantwoordelijk voor een juiste ledenadministratie.
11.4 De ALV zal uit de door het bestuur voorgedragen kandidaten een penningmeester
kiezen. De penningmeester is verantwoordelijk voor een juiste financiële
administratie en een verantwoordelijk financieel beleid.
11.5 Het bestuur dient te bestaan uit maximaal 9 leden. Een uitzondering hierop
zijn de bestuurleden met een proeftijd zoals genoemd in punt 11.9. Deze bestuursleden
worden niet meegeteld voor het maximum aantal leden.
11.6 Het bestuur dient bij voorkeur te bestaan uit een oneven aantal leden.
Indien het aanwezige bestuur bij een stemming toch uit een even aantal leden
bestaat, dan zal de stem van de voorzitter tweemaal zo zwaar tellen als de stem
van de andere bestuursleden.
11.7 Als iemand van het bestuur de statuten breekt, wordt hij/zij geroyeerd
als bestuurslid tenzij een meerderheid van het bestuur hier tegen is. Het royeren
van het bestuurslid mag pas een week na de stemming openbaar gemaakt worden
door een (bestuurs-) lid van de vereniging.
11.8 Eenieder van de voor de wet meerderjarige leden kan zich beschikbaar stellen
als kandidaat-bestuurslid indien er een vacature vrij is of komt bij de eerstvolgende
ledenvergadering. Tijdens de eerstvolgende ALV zal dit voorstel ter stemming
worden gebracht.
11.9 De bestuursleden worden gekozen door de ALV. Indien er meer kandidaat-bestuursleden
zijn dan vacatures in het bestuur, dan zullen de kandidaten die de meeste stemmen
hebben gekregen in de ALV worden opgenomen in het bestuur. Indien er sprake
is van een gelijk aantal stemmen bij een aantal kandidaten, dan zal het zittend
bestuur een keuze maken tussen de kandidaten. In dit laatste geval kan ook gekozen
worden voor een proeftijd van ten hoogste één maand, in welke
periode alle kandidaten met een gelijk aantal stemmen deel zullen nemen aan
het bestuur. Aan het eind van deze maand zal dan een uiteindelijke keuze gemaakt
worden tussen de kandidaat bestuursleden.
11.10 De maximale zittingsduur van een bestuurslid is twee jaar. Aan het einde
van deze periode kan een bestuurslid zich weer opnieuw beschikbaar stellen als
kandidaat bestuurslid, zoals beschreven in punt 11.8. Indien een bestuurslid
eerder zijn functie wil neerleggen, dan kan hij of zij dit ten allen tijde doen.
11.11 Alleen het bestuur mag toestemming geven voor het sluiten van zakelijke
overeenkomsten in naam van de vereniging. Voor sluiten van een zakelijke overeenkomst
in naam van de vereniging is toestemming nodig van minimaal drie bestuursleden,
te weten de penningmeester, de inventarisbeheerder en een willekeurig derde
bestuurslid (die het nut van de overeenkomst beoordeelt. Indien de penningmeester
en/of de niet akkoord gaan met de overeenkomst, dan kan de overeenkomst nog
steeds gesloten worden indien een meerderheid van de bestuursleden zich voor
de overeenkomst verklaart. Onder zakelijke overeenkomsten vallen onder andere
aankopen uit naam van de vereniging.
11.12 De ALV zal uit de door het bestuur voorgedragen kandidaten een inventarisbeheerder
(M/V) kiezen. De inventarisbeheerder is verantwoordelijk voor een correcte inventaris
van de attributen die bij de rollenspelen gebruikt worden. Hieronder vallen
onder andere latex wapens en kostuums.
12. De leden.
12.1 Als leden hun plichten breken worden zij geroyeerd als lid indien een meerderheid
van het bestuur tijdens stemming hier voor stemt.
12.2 De leden dienen zich te houden aan de normen zoals omschreven in de gedragscode
voor leden. Indien zij dit niet doen, dan zullen gepaste maatregelen genomen
worden, zoals ook in de gedragscode omschreven is.
12.3 Om lid te zijn, dienen leden een jaarlijkste contributie te betalen. De
hoogte hiervan wordt vastgesteld op de ALV.
12.4 Minimaal een keer per jaar ontvangen alle leden een overzicht met daarin
omschreven de grotere evenementen die voor dat jaar gepland staan. Dit dient
aan het begin van het seizoen te gebeuren, voordat het eerste omschreven evenement
plaatsvindt.